Hatálybalépés: 2026.10.21
1. A tájékoztató célja
Jelen adatkezelési tájékoztató a klimasziget.hu weboldal használatával, az érdeklődésekkel, ajánlatkérésekkel, megrendelésekkel, klímaberendezések értékesítésével, telepítésével, karbantartásával, szervizelésével, garanciális ügyintézésével, számlázásával és az ügyfélkapcsolatok kezelésével összefüggő személyesadat-kezelést ismerteti.
Az adatkezelés során különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletét (GDPR), valamint a vonatkozó magyar jogszabályokat alkalmazzuk.
2. Adatkezelők és elérhetőségeik
2.1. Központi ügyfélkezelés
Island Hungary Kft.
- Székhely: 2161 Csomád, Fóti utca 4.
- Adószám: 26175469-2-13
- Telefon: +36 70 220 1595
- E-mail: info@islandhungary.hu
- Weboldal: www.klimasziget.hu
A klimasziget.hu működésében további két vállalkozás vesz részt:
- Budai Zsolt egyéni vállalkozó – székhely, adószám, nyilvántartási szám: 56079919
- Budainé Mizsei Vilma egyéni vállalkozó – székhely, adószám, nyilvántartási szám: 56718133
A három vállalkozás központi vállalatirányítási rendszert használ. Az ügyféladatokhoz a munkavégzéshez szükséges jogosultságok szerint férhetnek hozzá.
A két egyéni vállalkozó saját nevében is állíthat ki számlát a közös rendszerből. A saját számlákhoz kapcsolódó adózási és számviteli adatkezelésért az adott számlakibocsátó felel.
Fontos: A központi ügyfélkezelés tekintetében a vállalkozások pontos adatkezelői, közös adatkezelői vagy adatfeldolgozói szerepét a tényleges feladatmegosztás alapján, közzététel előtt véglegesíteni kell.
3. Adatkezelési alapelvek
A személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen, átlátható módon, meghatározott célból és a szükséges mértékben kezeljük.
Az ügyféladatokat nem értékesítjük. Adatfeldolgozók és más jogosult címzettek részére csak megfelelő jogalappal és szükséges garanciákkal továbbítunk személyes adatokat.
4. Kapcsolatfelvétel és ajánlatkérés
Érintettek: telefonon, e-mailben, a weboldalon vagy más módon érdeklődő személyek.
Kezelt adatok: név, e-mail-cím, telefonszám, kapcsolattartási cím, telepítési cím, a kért termék vagy szolgáltatás adatai, a megkeresés és a kapcsolódó levelezés tartalma.
Cél: kapcsolatfelvétel, tájékoztatás, ajánlatadás, időpont-egyeztetés és szerződéskötés előkészítése.
Jogalap: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti szerződéskötést megelőző intézkedés vagy szerződés teljesítése; egyéb megkereséseknél megfelelő érdekmérlegelés alapján a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek.
Megőrzés: eredménytelen, további ügyintézést nem igénylő megkeresések esetében [KITÖLTENDŐ – tényleges törlési idő]; megrendeléssé alakuló ügyekben a szerződéses, igényérvényesítési és jogszabályi megőrzési határidők szerint.
5. Webáruház, regisztráció és megrendelések
Kezelt adatok: név, e-mail-cím, telefonszám, számlázási és szállítási cím, rendelési adatok, regisztrációs azonosítók, biztonságosan kezelt jelszóadatok, fizetési és teljesítési információk.
Cél: regisztráció, megrendelés feldolgozása, termékértékesítés, kiszállítás, ügyfélkapcsolat és szerződés teljesítése.
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja; jogszabályi kötelezettségek esetén a c) pont; megfelelő esetben a f) pont.
Megőrzés: a felhasználói fiók működéséhez szükséges ideig, illetve a szerződéses és jogszabályi határidők szerint.
6. Telepítés, karbantartás és szerviz
Kezelt adatok: ügyfél neve, elérhetősége, munkavégzés címe, készülék típusa, gyári azonosítója, telepítési és karbantartási előzmények, munkalapok, időpontok, szervizadatok és indokolt esetben helyszíni fényképek.
Cél: telepítés, karbantartás, javítás, garanciális és szavatossági ügyintézés, műszaki nyilvántartás.
Jogalap: szerződés teljesítése, jogi kötelezettség, illetve megfelelően dokumentált jogos érdek.
Megőrzés: a vonatkozó szerződéses, jótállási, szavatossági és jogszabályi időtartamok szerint. A részletes megőrzési időket a belső adatmegőrzési szabályzat határozza meg.
7. Számlázás és könyvelés
Kezelt adatok: számlázási név, cím, szükség esetén adószám, termékek és szolgáltatások adatai, számlák és fizetési információk.
Cél: számlakiállítás, könyvelés, adózási és számviteli kötelezettségek.
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség.
Megőrzés: a számviteli bizonylatokra főszabály szerint legalább 8 év vonatkozik; az egyes adatokra más jogszabályi határidők is irányadók lehetnek.
A saját nevében számlát kibocsátó vállalkozás a saját számlázási adatkezeléséért felel.
8. Mesterséges intelligenciával támogatott ügyféllevelezés-feldolgozás
8.1. Az adatkezelés célja
A klimasziget.hu ügyfélkezelési folyamatainak támogatására Microsoft Outlook levelezőprogramhoz kapcsolódó belső AI-alkalmazás vezethető be.
Az alkalmazás célja az ügyféllevelezésekből a megrendeléshez és ügyintézéshez szükséges adatok felismerése, rendszerezése és az ügyviteli rendszerbe történő rögzítés előkészítése.
8.2. Feldolgozható adatok
- Ügyfél neve és kapcsolattartási adatai.
- E-mail-cím és telefonszám.
- Telepítési vagy szolgáltatási cím.
- Igényelt klímaberendezés, típus, teljesítmény.
- Ajánlatkéréssel és megrendeléssel kapcsolatos információk.
- Ügyintézéshez szükséges levelezési előzmények.
- Kapcsolódó dátumok és egyeztetési információk.
A rendszer a levelezésben szereplő más személyek adatait is érintheti, ezért a feldolgozást a szükséges adatokra kell korlátozni.
8.3. AI-szolgáltató
Az alkalmazás a tervek szerint az OpenAI API szolgáltatását használja.
Az adatfeldolgozói szerződésben szereplő pontos OpenAI-jogalanyt, az alfeldolgozókat, az esetleges nemzetközi adattovábbításokat és azok garanciáit a tényleges API-fiók szerződéses dokumentumai alapján kell véglegesíteni.
8.4. Jogalap
Az AI-feldolgozás a meglévő ügyfélkezelési célokat támogatja. Az egyes műveletek jogalapja a szerződéskötést megelőző intézkedés, a szerződés teljesítése vagy megfelelően dokumentált jogos érdek lehet.
Az AI-szolgáltató részére történő adattovábbítás szükségességét, arányosságát és jogalapját az éles bevezetés előtt külön dokumentálni kell.
8.5. Emberi ellenőrzés
Az AI által kinyert adatok javaslatnak minősülnek, amelyek pontatlanok vagy hiányosak lehetnek.
A munkatárs az eredményeket ellenőrzi, szükség esetén javítja vagy elutasítja.
Az ügyviteli rendszerbe történő adatátadás kizárólag külön munkatársi jóváhagyást követően történhet.
Az AI-rendszer nem jogosult önállóan szerződést kötni, ügyfélnek e-mailt küldeni vagy kizárólag automatizált, az érintettre nézve joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással járó döntést hozni.
8.6. Mellékletek és érzékeny adatok
A tervezett alkalmazás a levélmellékleteket nem továbbítja automatikusan az AI-szolgáltatóhoz.
Az ügyintézéshez szükségtelen személyes adatok, különösen a különleges kategóriájú adatok feldolgozását kerülni kell.
Az esetleges későbbi mellékletfeldolgozás külön adatvédelmi vizsgálatot igényel.
8.7. Adatmegőrzés és biztonság
Az AI-feldolgozás eredményének megőrzése az adott ügyintézés céljához igazodik.
Az API-szolgáltató által alkalmazott adatmegőrzési és naplózási időtartamokat a tényleges szerződéses és technikai beállítások alapján kell meghatározni.
Az AI-funkcióhoz való hozzáférés jogosultsághoz kötött. Az API-kulcsokat védett módon kell tárolni.
8.8. Aktiválás
A valódi ügyféllevelek AI-feldolgozása csak az adatvédelmi, szerződéses és technikai feltételek ellenőrzését követően aktiválható.
9. Adatfeldolgozók és címzettek
A szolgáltatásokhoz tárhelyszolgáltató, informatikai rendszerüzemeltető, könyvelő, szállítási, számlázási és egyéb szolgáltató közreműködésére lehet szükség.
A korábbi tájékoztatóban szereplő, ellenőrizendő szolgáltatók:
- InfoNetfort Kft. – tárhelyszolgáltatás.
- Pataky-Steiner Csilla – könyvelési feladatok.
[KITÖLTENDŐ] A jelenlegi webáruház-, ERP-, e-mail-, fizetési, számlázási és futárszolgáltatók pontos neve, feladata és szükség szerinti elérhetősége.
Az AI-feldolgozás éles bevezetésekor az alkalmazott OpenAI-szerződő fél adatait és az adattovábbítási garanciákat is fel kell tüntetni.
10. Hírlevél és marketing
Hírlevelet főszabály szerint az előzetesen és megfelelő tájékoztatás alapján hozzájáruló személyek részére küldünk.
Kezelt adatok: név, e-mail-cím, hozzájárulási és leiratkozási információk.
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulás.
A hozzájárulás bármikor visszavonható a hírlevélben található leiratkozási lehetőséggel vagy az info@klimasziget.hu e-mail-címen.
A hírlevélküldő szolgáltató és a tényleges adatmegőrzési szabályok: [KITÖLTENDŐ].
11. Sütik és weboldal-analitika
A weboldal működéséhez szükséges, valamint – a látogató hozzájárulása alapján – statisztikai és marketingcélú sütiket alkalmazhat.
A sütik azonosítókat, eszközadatokat, látogatási eseményeket és egyes esetekben személyes adatnak minősülő információkat is kezelhetnek.
A nem feltétlenül szükséges sütik használatához előzetes hozzájárulás szükséges. A hozzájárulás visszavonását is biztosítani kell.
A weboldalon alkalmazott Google Analytics, Google Ads, remarketing és Google Tag Manager funkciókat a tényleges beállítások alapján kell ismertetni.
[KITÖLTENDŐ] Aktuális sütileltár: süti neve, szolgáltatója, célja, élettartama, jogalapja és kategóriája.
12. Adatbiztonság
Az ügyféladatok védelme érdekében a kockázatokhoz igazodó technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk.
Ezek közé tartozhat a jogosultságkezelés, hozzáférés-korlátozás, hitelesítés, biztonsági mentés, naplózás, rendszerfrissítés és adatvédelmi incidensek kezelése.
13. Az érintettek jogai
Az érintettek a GDPR feltételei szerint jogosultak:
- Tájékoztatást és hozzáférést kérni.
- Pontatlan adataik helyesbítését kérni.
- Adott esetben adataik törlését kérni.
- Az adatkezelés korlátozását kérni.
- Jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozni.
- Az alkalmazandó feltételek mellett adathordozhatósági jogukkal élni.
- Hozzájárulásukat bármikor visszavonni.
A kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint egy hónapon belül megválaszoljuk. A GDPR feltételei szerint ez az időtartam meghosszabbítható.
Az adatkezelési kérelmek az info@islandhungary.hu címre küldhetők.
14. Panasz és jogorvoslat
Az érintett panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH), valamint bírósági jogorvoslattal élhet.
NAIH: www.naih.hu
15. Adatvédelmi incidensek
Adatvédelmi incidens esetén megvizsgáljuk az eset körülményeit és kockázatait, dokumentáljuk a történteket, és szükség esetén a GDPR 33–34. cikke alapján értesítjük a hatóságot és az érintetteket.
16. A tájékoztató módosítása
A tájékoztatót a jogszabályok, az adatkezelési folyamatok vagy a szolgáltatók változása esetén módosíthatjuk.
Az aktuális változat a klimasziget.hu adatkezelési tájékoztató oldalán érhető el.